Ви нарешті збираєтеся вирушити на заслужену перерву, але є ще одне завдання, яке потрібно виконати у вашому списку справ: написати відповідь про відсутність на роботі.

Багато хто вже знайомий з дискусіями щодо того, скільки інформації включати та наскільки ви будете доступні, а також чи варто додати трохи індивідуальності до свого повідомлення, чи навіть ризикнути пожартувати.

Експерти кажуть, що існують чіткі правила, яких можна і чого не можна робити, коли йдеться про написання повідомлення про відсутність на роботі (OOO), і неправильне написання може мати серйозніші наслідки, ніж ви думаєте. Ось їхні правила написання ідеальної відповіді про відсутність на роботі.

«Уникайте надмірного поширення інформації чи хвастощів»

Debretts, консалтингова компанія з питань етикету, стверджує, що гарна автоматична відповідь має бути ввічливою та лаконічною, вказувати конкретну дату відповіді та, за потреби, вказувати іншу контактну інформацію.

Але вам слід уникати надмірного поширення інформації, наприклад, розкриття деталей ваших планів на відпустку або хвастощів такими речами, як друге житло чи дорогі хобі.

«Сигнали чесноти» щодо причини, чому ви берете відпустку, також є неприйнятними. Це може здатися «самовпевненим» або таким, ніби ви «надто стараєтеся», каже режисер Руперт Вессон.

«Деякі люди будуть у захваті від того, що ви проводите «якісний час із родиною», але враховуючи, що саме вони пишуть вам електронні листи та наполегливо працюють, ви ризикуєте втерти їм носа в це».

Тим не менш, голе повідомлення, яке просто говорить «Мене немає на роботі» без жодних подробиць про дату повернення чи альтернативні електронні адреси, які можна спробувати, може викликати більше питань, ніж відповідей.

Небезпека «недостатньої комунікації»

«Люди не знають, коли очікувати відповіді або хто ще може допомогти, і саме ця невизначеність призводить до подальших запитів «про всяк випадок»», — каже Шарлотта Дейвіс, експертка з кар’єри в Linkedin.

Вона вважає, що гарне ТОВ робить дві речі: ділиться вашими датами та вказує людям на резервний контакт.

Вона також вважає, що варто повідомити людину, яка вас замінює, про все важливе, перш ніж ви підете: «Це допоможе тому, хто вам пише, і захистить вашу перерву».

Чи варто жартувати?

Хоча особистий підхід може спрацювати в компаніях з обмеженою відповідальністю, якщо культура вашої команди неформальна, майте на увазі, що гумор не завжди добре сприймається в електронній пошті.

Надмірно легковажні або саркастичні повідомлення можуть призвести до неприємностей, навіть якщо вони кумедні, вважає Пол Фітцсіммонс, керівник відділу продажів та маркетингу юридичної фірми Wilford Smith.

«“Мене зараз немає в офісі, я вдаю, що цієї компанії не існує”… “Якщо це терміново, зателефонуйте комусь небайдужому”… “Електронні листи, отримані під час моєї відсутності, будуть видалені непрочитаними”», – наводить він приклади.

41-річний Адам Мерфет, старший менеджер з продажу, каже, що його колишній колега втратив угоду після того, як жарт у ТОВ розлютив клієнта.

Але він вважає, що гумор може допомогти деяким людям виділитися в той час, коли комунікація все більше керується штучним інтелектом.

«Завжди запитуйте, чи написали б ви те саме в електронному листі?» — каже він, як правило.

«Все, що ви надішлете, буде прочитано, і люди оцінюватимуть вас за цим».

«Я не перевірятиму електронну пошту»

Коментатори часто скаржаться на те, що відправник каже, що матиме «обмежений доступ до електронної пошти», поки його немає.

Ризик полягає в тому, що це спонукає людей продовжувати зв’язуватися з вами так, ніби ви все ще на роботі.

Вессон каже, що якщо вам справді потрібно перевіряти електронну пошту у відпустці, то краще сказати: «Я періодично перевірятиму електронну пошту», оскільки це керує очікуваннями.

Дейвіс додає, що якщо ви хочете як слід відпочити, «чітко скажіть про це — щось на кшталт: «Я не перевірятиму електронну пошту протягом цього часу»».

«Пам’ятайте, що у Великій Британії ви маєте законне право на щорічну відпустку без перерви, якщо у вашому контракті не зазначено інше».

Поради щодо написання гарної відповіді про відсутність на роботі

1. Будьте ввічливими: не починайте просто зі слів «Я у щорічній відпустці». Почніть своє повідомлення з привітання, наприклад, «Дякую за ваш електронний лист».

2. Вкажіть конкретну дату повернення та, за потреби, резервну контактну особу. Переконайтеся, що всі контактні дані правильні.

4. Чітко вкажіть свою доступність: керуйте очікуваннями, і якщо ви не бажаєте, щоб з вами зв’язувалися, повідомте про це.

5. Не обіцяйте миттєвих відповідей після повернення: Наявність затримки – це цілком нормально, тому краще обіцяти «протягом кількох днів».

6. Якщо ви користуєтеся Outlook, позначте як внутрішні, так і зовнішні контакти. Це легко пропустити.

7. Вимкніть свою позицію «поза офісом», коли повернетеся: несвіжий ТОВ може виглядати неорганізованим.

Джерела: Дебреттс, Linkedin